Na konto sklepu wpływa 18 400 zł z Allegro, a w systemie sprzedażowym widać zamówienia na 21 000 zł. Różnicę tworzą prowizje, opłaty za wyróżnienia ofert, koszty dostawy i dwa zwroty z poprzedniego tygodnia. Właściciel, który zaksięguje samą wypłatę jako przychód, zaniży podstawę VAT należnego i straci ślad po kosztach, które powinny obniżyć podatek. Dlatego księgowość dla e-commerce zaczyna się nie od faktur, lecz od rozbicia każdej wypłaty na sprzedaż, opłaty i korekty.
Co trzeba rozdzielić w każdej wypłacie z platformy?
Wypłata z marketplace’u albo bramki płatniczej to saldo netto, a księgi potrzebują kwot brutto. Z każdego zestawienia trzeba wyodrębnić:
- sprzedaż brutto według zamówień, bo od niej liczy się VAT należny,
- prowizje i opłaty platformy, udokumentowane fakturą operatora,
- zwroty i korekty, które pomniejszają sprzedaż,
- koszty wysyłki, zarówno te opłacone przez klienta, jak i pokryte przez sklep.
Przy Amazonie dochodzi jeszcze jeden element. Opłaty sprzedawcy fakturuje Amazon EU S.à r.l. z siedzibą w Luksemburgu, więc polski sprzedawca rozlicza je jako import usług i sam wykazuje VAT. Bez tego deklaracja pozostaje niekompletna, nawet jeśli suma przychodów zgadza się co do złotówki.
Czego wymaga księgowość dla e-commerce w każdym miesiącu?
Kompletu danych z każdego kanału sprzedaży, uzgodnionego z wyciągiem bankowym. Biuro, które dostaje tylko faktury zakupowe i saldo konta, zgaduje. Przy sprzedaży na kilku platformach każdy kanał wymaga osobnego raportu, bo prowizje i terminy wypłat różnią się między operatorami. Minimalny pakiet miesięczny wygląda tak:
- raport sprzedaży z każdej platformy i własnego sklepu za pełny miesiąc kalendarzowy,
- zestawienia wypłat z bramek płatniczych z rozbiciem na pojedyncze transakcje,
- faktury od operatorów platform, firm kurierskich i dostawców towaru,
- lista zwrotów i reklamacji z datami ich przyjęcia,
- wyciągi ze wszystkich rachunków, także walutowych.
Sklep, który wysyła towar do konsumentów w innych krajach Unii, pilnuje też limitu 10 000 euro. Po jego przekroczeniu sprzedaż opodatkowuje się stawką kraju nabywcy, a rozliczenie najczęściej trafia do kwartalnej deklaracji VAT OSS. Limit liczy się łącznie dla wszystkich państw członkowskich, nie osobno dla Niemiec czy Czech.
Wielu sprzedawców orientuje się w tym dopiero po kilku miesiącach.
Jak wybrać biuro rachunkowe dla sklepu internetowego?
Zanim zapytasz o cenę, zapytaj o sposób pobierania danych. Biuro rachunkowe dla sklepu internetowego powinno jasno opisać, jak przejmuje dane ze sprzedaży, bo przy kilkuset zamówieniach miesięcznie od tego zależy, czy księgi są na bieżąco. Przed podpisaniem umowy zapytaj:
- w jakiej formie biuro przyjmuje raporty z platform i bramek płatniczych,
- jak rozdziela wypłaty netto na sprzedaż, opłaty i zwroty,
- jak sprzedawca i biuro dzielą się kontrolą limitu sprzedaży wysyłkowej i rozliczeniem OSS,
- jak rozlicza sprzedaż w walutach obcych i różnice kursowe.
Opis obsługi przygotowanej z myślą o sprzedawcach internetowych, w tym sklepach działających na marketplace’ach, znajdziesz na stronie ps-consulting.pl/ksiegowosc-dla-e-commerce. Tam też można poprosić o wycenę dopasowaną do liczby zamówień i kanałów sprzedaży.
Kiedy tańsza obsługa okazuje się droższa?
Najtańsza oferta kusi przy małej skali. Kłopot pojawia się wtedy, gdy sklep ma 600 zamówień miesięcznie, a wypłaty trafiają do ksiąg zbiorczo, bez uzgodnienia ich z zamówieniami. Rozbieżności wychodzą przy kontroli albo przy rocznym zamknięciu ksiąg. Odtworzenie kilku miesięcy kosztuje wtedy więcej, niż wyniosła cała roczna oszczędność na obsłudze. Księgowość sklepu internetowego warto więc prowadzić tak, by każdą kwotę z wyciągu dało się w kilka minut przypisać do konkretnych zamówień. Sprzedawca, który od pierwszego miesiąca przekazuje biuru pełne raporty, płaci za księgowanie. Ten, który robi to raz na kwartał, płaci za porządkowanie.
