Rekrutacja i przetwarzanie danych osobowych – jakie dokumenty i informacje zbierać od kandydatów

Błędy powtarzane wiele razy, stają się niepisaną zasadą. Przynajmniej do takiego wniosku doszedłem po analizie licznych ogłoszeń o pracę. Muszę się przyznać, że kiedyś błędy te były też powielane przeze mnie.

W zasadzie są dwa rodzaje błędów o których warto wiedzieć i których warto się wystrzegać.

1. Pracodawca kasuje lub niszczy CV bez klauzuli o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych.
2. Pracodawca zbiera zbyt dużo danych.

Zacznijmy, więc od pierwszego wymienionego błędu. Czy faktycznie kandydat do pracy musi wyrazić nam pisemną zgodę na przetwarzanie jego danych? Według Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (z późn zm.) podstawą do przetwarzania danych jest m.in.:

Art. 23. § 1. Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;
2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;

Zatem jeśli pracodawca korzysta ze swojego uprawnienia wynikającego z Kodeksu Pracy i poszukuje pracownika, nie musi każdorazowo od każdego z nich zbierać oświadczeń o zgodzie na przetwarzaniu danych osobowych.

Inaczej wygląda sytuacja gdy planujemy kogoś zatrudnić na zlecenie. W takiej sytuacji każdorazowo musimy żądać zgody na przetwarzanie danych osobowych, ponieważ Kodeks Cywilny nie przewiduje zbierania takich danych od kandydatów do zawarcia umowy cywilnoprawnej

Podobnie jak w przypadku kandydatów, tak też i w przypadku pracowników, nie muszą oni wyrażać zgody na przetwarzanie danych osobowych, nawet jeśli są zatrudnieni w oparciu o umowę cywilnoprawną, choć w ich przypadku wynika to z Ustawy o ochronie danych osobowych.  

Zgodnie z Art. 22^1 . § 1 i 4 Kodeksu Pracy od kandydata do pracy możemy żądać:

1. imienia i nazwiska
2. imion rodziców
3. daty urodzenia
4. adres do korespondencji
5. wykształcenia
6. przebiegu dotychczasowego zatrudnienia

Dodatkowo pracodawca, o ile ustawa na nim to wymusza, może żądać okazania tzw. zaświadczenia o niekaralności, czy innych dokumentów odpowiednich do wymagań ustawy, w ramach której działa podmiot, np. danych o posiadanym stopniu niepełnosprawności, o ile oferta pracy dotyczy takich osób. Jednakże tutaj należy być wyczulonym na przepisy zawarte w dalszej części Art. 22^1.

§3. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 2.

Dlatego też nie powinniśmy na etapie rekrutacji zbierać (kopiować) dokumentów dodatkowych jak np. zaświadczenia o niekaralności czy orzeczenia o niepełnosprawności, ponieważ zawierają one dane, które wykraczają poza zakres podany w Kodeksie (np. numer PESEL, uprawnienia rehabilitacyjne itp).

Po zatrudnieniu natomiast możemy przekazać pracodawcy:

1. imiona i nazwiska oraz datę urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy
2. numer PESEL zatrudnionego
3. informacji o posiadanym lub nie tytule ubezpieczenia

Dodatkowo, co wynika z innych ustaw, od pracownika, pracodawca może zażądać okazania orzeczenia o niepełnosprawności (i ma prawo je kserować, ponieważ taki obowiązek nakłada na pracodawcę Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (z późn. zm.).), czy też poznać numer rachunku bankowego do przelewu wynagrodzenia (za zgodą pracownika).

Jeśli masz jeszcze jakieś wątpliwości lub pytania skontaktuj się z nami.