Rekrutacja i przetwarzanie danych osobowych – jakie dokumenty i informacje zbierać od kandydatów

Przetwarzanie danych osobowych

Błędy powtarzane wiele razy, stają się niepisaną zasadą. Przynajmniej do takiego wniosku doszedłem po analizie licznych ogłoszeń o pracę. Muszę się przyznać, że kiedyś błędy te były też powielane przeze mnie.

W zasadzie są dwa rodzaje błędów o których warto wiedzieć i których warto się wystrzegać.

  1. Pracodawca kasuje lub niszczy CV bez klauzuli o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych.
  2. Pracodawca zbiera zbyt dużo danych.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych od kandydatów do pracy i pracowników

Zacznijmy, więc od pierwszego wymienionego błędu. Czy faktycznie kandydat do pracy musi wyrazić nam pisemną zgodę na przetwarzanie jego danych? Według Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (z późn zm.) podstawą do przetwarzania danych jest m.in.:

Art. 23. § 1. Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;
2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;

Zatem jeśli pracodawca korzysta ze swojego uprawnienia wynikającego z Kodeksu Pracy i poszukuje pracownika, nie musi każdorazowo od każdego z nich zbierać oświadczeń o zgodzie na przetwarzaniu danych osobowych.

Inaczej wygląda sytuacja gdy planujemy kogoś zatrudnić na zlecenie. W takiej sytuacji każdorazowo musimy żądać zgody na przetwarzanie danych osobowych, ponieważ Kodeks Cywilny nie przewiduje zbierania takich danych od kandydatów do zawarcia umowy cywilnoprawnej

Podobnie jak w przypadku kandydatów, tak też i w przypadku pracowników, nie muszą oni wyrażać zgody na przetwarzanie danych osobowych, nawet jeśli są zatrudnieni w oparciu o umowę cywilnoprawną, choć w ich przypadku wynika to z Ustawy o ochronie danych osobowych.  

Jakich zatem danych może żądać pracodawca od kandydata do pracy, a jakich od pracownika?

Zgodnie z Art. 22^1 . § 1 i 4 Kodeksu Pracy od kandydata do pracy możemy żądać:

  1. imienia i nazwiska
  2. imion rodziców
  3. daty urodzenia
  4. adres do korespondencji
  5. wykształcenia
  6. przebiegu dotychczasowego zatrudnienia

Dodatkowo pracodawca, o ile ustawa na nim to wymusza, może żądać okazania tzw. zaświadczenia o niekaralności, czy innych dokumentów odpowiednich do wymagań ustawy, w ramach której działa podmiot, np. danych o posiadanym stopniu niepełnosprawności, o ile oferta pracy dotyczy takich osób. Jednakże tutaj należy być wyczulonym na przepisy zawarte w dalszej części Art. 22^1.

§3. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 2.

Dlatego też nie powinniśmy na etapie rekrutacji zbierać (kopiować) dokumentów dodatkowych jak np. zaświadczenia o niekaralności czy orzeczenia o niepełnosprawności, ponieważ zawierają one dane, które wykraczają poza zakres podany w Kodeksie (np. numer PESEL, uprawnienia rehabilitacyjne itp).

Po zatrudnieniu natomiast możemy przekazać pracodawcy:

  1. imiona i nazwiska oraz datę urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy
  2. numer PESEL zatrudnionego
  3. informacji o posiadanym lub nie tytule ubezpieczenia

Dodatkowo, co wynika z innych ustaw, od pracownika, pracodawca może zażądać okazania orzeczenia o niepełnosprawności (i ma prawo je kserować, ponieważ taki obowiązek nakłada na pracodawcę Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (z późn. zm.).), czy też poznać numer rachunku bankowego do przelewu wynagrodzenia (za zgodą pracownika).

Jeśli masz jeszcze jakieś wątpliwości lub pytania skontaktuj się z nami.

Marcin

specjalista BHP, doradca zawodowy

specjalista ds. BHP i zarządzania zasobami ludzkimi, trener umiejętności społecznych i kreatywności, doradca kariery

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.